Pulse Check – Definition, Ziele und Beispiele

Was ist ein Pulse Check?

Ein Pulse Check dient dazu, ad hoc die Mitarbeiterzufriedenheit bzw. -motivation zu messen – der „Puls“ des Unternehmens soll erfasst werden. Um schnell aussagekräftige Einblicke zu ermöglichen, umfassen die Fragebögen für gewöhnlich nicht mehr als zehn Items (Fragen und Statements). Einige Unternehmen führen Pulse Surveys wiederholt durch, sodass sie die Ergebnisse im Verlauf überblicken und konkrete Optimierungsmaßnahmen ableiten können.

Pulsbefragung: Ziele und Gründe

Die Messung der innerbetrieblichen Motivation und Zufriedenheit ist als übergeordnetes Ziel einer Pulsbefragung zu verstehen. Diesem untergeordnet sind die individuellen Absichten einzelner Unternehmen. Als Beispiele für interne Ziele sind die folgenden anzuführen:

• Zusammenarbeit innerhalb des Teams messen: Das Arbeitsklima unter den Kollegen beeinflusst die Zufriedenheit der Angestellten maßgeblich. Daher fungieren Pulsbefragungen im Unternehmen oftmals als Stimmungsbarometer. und die Ergebnisse können Aufschluss über nötige Maßnahmen geben, um ggf. den Zusammenhalt zu stärken.
• Schnelles Feedback zu Veränderungen erhalten: Pulse Checks können einen Anstoß für Veränderungen bieten und später deren Wirksamkeit überprüfen: Wird ein neu eingeführter Prozess oder ein System von den Angestellten gut angenommen? Haben sich seit dem letzten Pulse Check bestimmte Aspekte verbessert?
• Fortschritte laufender Prozesse messen: Wurde innerhalb des Unternehmens eine Initiative gestartet (z. B. zur Förderung von Frauen oder der Gesundheit am Arbeitsplatz), lässt sich deren Erfolg ebenfalls mithilfe einer Pulsumfrage bewerten. Die Mitarbeitenden können hierbei ihre Sicht teilen, inwiefern die Maßnahmen erfolgreich umgesetzt wurden.
• Mitarbeitende involvieren und fördern: Genau wie eine reguläre Mitarbeiterbefragung kann auch ein Pulse Check das Mitarbeiter-Engagement stärken. Die Angestellten erfahren insbesondere durch die kurzen, wiederholten Umfragen, dass ihre Meinungen geschätzt werden und dass anschließend Verbesserungsmaßnahmen umgesetzt werden.

Erfahren Sie mehr über die Qualtrics-Software für Pulsbefragungen

Wann sollte eine Pulse Survey durchgeführt werden?

Eine Pulsbefragung kann jederzeit durchgeführt werden – der beste Zeitpunkt hängt vor allem von den Zielen des jeweiligen Unternehmens ab. Grundsätzlich gilt jedoch: Ein Pulse Check ist nur dann einzuplanen, wenn die Verantwortlichen tatsächlich bereit sind, erforderliche Optimierungsmaßnahmen zu ergreifen.
Fehlt im Unternehmensalltag die Zeit, die Ergebnisse auszuwerten oder besteht aktuell keine Handlungsbereitschaft, sollte die Pulse Survey für einen späteren Zeitpunkt eingeplant werden.

Wie häufig sollte eine Pulsbefragung durchgeführt werden?

Im Gegensatz zu regulären, meist umfangreichen Mitarbeiterbefragungen empfiehlt es sich, Pulse Checks weitaus häufiger durchzuführen. Verantwortliche eines Unternehmens bzw. die Befragungsleitenden sollten diese Abstände vorab festlegen: Wie oft innerhalb eines Jahres soll es eine Pulse Survey geben? Die Umfragen können dabei entweder mit Bezug auf einen spezifischen Anlass oder auch regelmäßig stattfinden – je nach Befragungsziel.

Achtung: Trotz ihrer Kürze sollte zwischen den einzelnen Pulse-Survey-Runden ausreichend Zeit liegen – andernfalls besteht das Risiko einer Befragungserschöpfung. Diese kann dazu führen, dass die Mitarbeitenden die Fragebögen folgender Pulse Checks nicht (vollständig) ausfüllen bzw. generell nicht mehr an diesen teilnehmen möchten.

Anlassbezogene Pulsumfragen

Pulsbefragungen zeichnen sich dadurch aus, dass sie keiner großen Vorbereitung bedürfen und dennoch schnell aussagekräftige Ergebnisse liefern können. Daher eignen sie sich, um die Stimmung bzw. die Zufriedenheit des Personals kurz nach oder noch im Vorlauf einer bestimmten Veränderung zu messen.

Als Beispiele können folgende Situationen angeführt werden:

• Es wurde abteilungsübergreifend ein neues Datenbanksystem eingeführt. Wie kommen die Mitarbeitenden mit dieser Umstellung zurecht?
• Es soll ein neuer Onboarding-Prozess etabliert werden. Wie bewerten die Angestellten die aktuelle Vorgehensweise? Gibt es Verbesserungswünsche?
• Die Mitarbeitenden dürfen ab sofort jeweils einen Tag pro Woche von Zuhause aus arbeiten. Wie wird das Angebot angenommen? Gibt es damit Probleme?
• Es kam vor kurzem zu einem Personalwechsel auf Führungsebene. Hat dies einen Einfluss auf das Unternehmensklima?

Regelmäßige bzw. zyklische Pulse Checks

Einige Unternehmen integrieren regelmäßige Pulsbefragungen zu einem gleichbleibenden Thema in ihren Arbeitsalltag. Sie können z. B. einmal im Quartal, jährlich oder wöchentlich stattfinden. Diese Vorgehensweise ist sinnvoll, um langfristige Trends erkennbar zu machen. Mit zyklischen Pulse Checks lassen sich daher etwa die folgenden Fragen beantworten:

• Wie hat sich die Mitarbeiterzufriedenheit im Jahresverlauf entwickelt?
• Konnte die Mitarbeitermotivation innerhalb eines bestimmten Zeitraums gesteigert werden?

Ablauf einer Pulse Survey

Während der Aufbau sowie der Inhalt des Fragebogens individuell zu bestimmen sind, lässt sich der allgemeine Ablauf einer Pulsbefragung in folgende drei Phasen gliedern.

1. Vorbereitung eines Pulse Checks

Die Vorbereitung eines einzelnen Pulse Checks erfordert nur sehr wenig Zeit, unterscheidet sich jedoch geringfügig je nach Frequenz – anlassbezogen oder regelmäßig. Sollen die Pulse Surveys in bestimmten Abständen wiederholt werden, empfiehlt sich vorab die Durchführung einer umfangreicheren Mitarbeiterbefragung (etwa 50 bis 100 Items). Diese dient als Grundlage und kann Impulse für die später folgenden kurzen Umfragen liefern.

Bei der Erstellung des Pulse-Check-Fragebogens ist Folgendes zu beachten:

• Er sollte nicht mehr als 10 Items enthalten, da der geringe Umfang die Angestellten zur Teilnahme motiviert und ihnen zugleich das Ausfüllen erleichtert.
• Je nach Ziel der Pulsbefragung können verschiedene Fragearten verwendet werden. Besonders gut eignen sich Multiple-Choice-Fragen.

2. Durchführung der Pulsbefragung

Sind die Fragearten sowie die Inhalte festgelegt, stehen folgende Optionen zur Wahl: Die Pulse Survey kann digital (z. B. über eine App) oder analog (in Papierform) durchgeführt werden. Häufig werden Pulse Checks über Smartphones oder am PC abgewickelt, wodurch sowohl die Teilnahme als auch die spätere Auswertung leichter fällt.

Tipp: Es ist für Pulsumfragen nicht zwingend erforderlich, dass sich die Gesamtzahl der Mitarbeitenden daran beteiligt. Stattdessen reicht oftmals die Befragung einer festgelegten Stichprobe aus.

3. Auswertung der Pulse Survey

Wie die Ergebnisse eines Pulse Checks ausgewertet werden, ist hauptsächlich von zwei Faktoren abhängig: dem Inhalt und Aufbau des Fragebogens sowie dem Ziel, das mit der Befragung verfolgt wird. Es gibt demnach keine allgemeingültige Lösung für die Auswertung von Pulse Surveys.

Zusammenfassung der Vorteile von Pulsbefragungen

Pulsumfragen bringen viele verschiedene Vorteile mit sich, die sich folgendermaßen zusammenfassen lassen:

• Sie erfordern wenig Zeit- und Kostenaufwand.
• Sie liefern schnellstmöglich aktuelle Ergebnisse.
• Langzeittrends können durch wiederholte Pulsbefragungen erkannt werden.
• Sie lassen sich einfach vorbereiten.

Pulsbefragung: Beispiel-Items

Die folgenden Beispiel-Items eines Pulse-Check-Fragebogens beziehen sich auf zwei unterschiedliche Themenbereiche.

Human Resources

• Frage: Werden Ihnen ausreichend Qualifizierungs- und Entwicklungsmöglichkeiten eingeräumt?
• Frage: Schafft unser Management Voraussetzungen, unter denen Sie Ihre Fähigkeiten voll einbringen können?
• Statement: Unser neues HR-System erleichtert mir das Eintragen meines Urlaubs.

Unternehmenswerte

• Frage: Handeln unsere Führungskräfte entsprechend unserer Unternehmenswerte?
• Frage: Sind Sie mit den Werten unseres Unternehmens vertraut?
• Statement: Unsere Unternehmenswerte dienen mir als Motivation, hier zu arbeiten.