People Analytics – Definition, Vorteile und Methoden

Was ist People Analytics?

Der Begriff People Analytics fasst alle Maßnahmen zusammen, die die Analyse von Daten aus dem Personalwesen in Verbindung mit anderen Unternehmensdaten betrifft. Der Gedanke dahinter ist, Daten aus den verschiedensten Unternehmensbereichen miteinander zu kombinieren, um Zusammenhänge aufzudecken, die sonst möglicherweise verborgen blieben. So lassen sich Entscheidungsprozesse mit datenbasierten Insights aus dem eigenen Unternehmen bereichern.

Als Vorreiter im Bereich HR Analytics gelten die Unternehmen aus dem Silicon Valley, allen voran Google. Der Tech-Konzern hat bereits 2009 begonnen, People Analytics anzuwenden, um wie in allen anderen Bereichen auch die interne Entscheidungskultur mit Datenauswertungen anzureichern.

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Ziele von HR Analytics

Das übergeordnete Ziel jedes People-Analytics-Projekts ist es, Arbeitsbedingungen zu schaffen, die den Bedürfnissen der Mitarbeiter entsprechen. Denn nur so kann ein Unternehmen seine bestmögliche Performance liefern und seinen Mitarbeitern eine hervorragende Employee Experience bieten. Untergeordnete Ziele können sein:

• Prozesse optimieren
• bestimmte Entwicklungen in einzelnen Bereichen frühzeitig erkennen
• entsprechende Handlungsmaßnahmen umzusetzen

Es empfiehlt sich, die konkrete Zielsetzung einzelner Vorhaben vor Beginn eindeutig festzulegen. Nur so lassen sich Daten sammeln, mithilfe derer sich die zu Anfang festgelegte Fragestellung beantworten lässt.

Was sind Anwendungsbereiche für People Analytics in der HR?

People Analytics kann innerhalb jedes Unternehmensbereichs Anwendung finden und darüber hinaus abteilungsübergreifende Erkenntnisse liefern. Typische Anwendungsfälle sind folgende:

People Analytics im Recruiting

Was heute unter People Analytics zu verstehen ist, gehört in einem ganzheitlichen Recruiting-Prozess schon lange dazu: Kandidaten nicht nur nach ihren Bewerbungsunterlagen und dem Interview einzuschätzen, sondern auch weitere Informationsmöglichkeiten heranzuziehen. Dazu gehören Profile auf Plattformen wie LinkedIn und Facebook, aber auch Instagram. Entsprechende Screening Tools können die öffentlich zugänglichen Informationen auswerten und Bewerberprofile erstellen. Diese vermitteln ein Gesamtbild der Bewerber über ihre Jobqualifikationen hinaus und geben damit beispielsweise auch Aufschluss darüber, ob die Kandidaten und ihre Werte zur Unternehmenskultur passen.

Workforce Analytics für eine prädiktive Personalplanung

Mithilfe von Workforce Analytics können Personaler einen Blick in die Unternehmenszukunft werfen, um dem demografischen Wandel entgegenzuwirken. Die Altersstruktur lässt sich anhand einiger Betriebs- und Personaldaten visualisieren. So wird ersichtlich,

• welche Abteilungen möglicherweise von Überalterung bedroht sind.
• wann Wissensträger und Experten das Unternehmen verlassen.
• wann ein Wissenstransfer nötig ist.
• in welchen Abteilungen die Fluktuationsrate besonders hoch ist.

HR Analytics als Stimmungsbarometer für das Management

Bei einer richtigen Anwendung der People Analytics kann das Management oder die Personalabteilung Unternehmenskrisen frühzeitig erkennen und gegebenenfalls direkt dagegen vorgehen. Gezielte Datenerhebungen für diesen Zweck lassen sich nicht immer optimal umsetzen, da ein Stimmungsbild quantitativ kaum einzufangen ist. Dafür bietet sich ein unternehmenseigenes Intranet an, da es einige erkenntnisreiche Metadaten bereithält. Diese können unter anderem zu folgenden Fragestellungen wertvolle Erkenntnisse liefern:

• Welche Einstellungen haben die Mitarbeitenden zu bestimmten Themen innerhalb des Unternehmens? Wie entwickeln sich Meinungen und Stimmungen im Laufe der Zeit?
• Wie stark ist die Zusammenarbeit zwischen unterschiedlichen Teams?
• Welche Mitarbeiter sind Meinungsbildner und/oder übernehmen Verantwortung für Projekte über ihre eigentlichen Aufgaben hinaus?

Auswertung biometrischer Daten

Einige Unternehmen gehen mit der Datenauswertung noch einen Schritt weiter und ziehen biometrische Informationen ihrer Mitarbeitenden heran. So lassen sich beispielsweise während geschäftlicher Telefonate die Stimmen analysieren, um daraus Rückschlüsse auf die Stimmungs- oder Gesundheitslage zu ziehen. Das ermöglicht etwa Phasen hoher Stressbelastung zu erkennen und frühzeitig mögliche Gegenmaßnahmen einzuleiten.

Biometrische Analyseverfahren sind im Bereich People Analytics allerdings stark umstritten, denn sie betreffen die Intimsphäre der Mitarbeitenden. Sie sind daher – Stand 2022 – in Deutschland verboten. Die bei den Analyseverfahren generierten, hochsensiblen Daten bedürfen eines größtmöglichen Schutzes. Skandale über Datenmissbrauch haben in der Vergangenheit das Bewusstsein in der Gesellschaft geschärft und die Skepsis gesteigert. Ob sich solche Verfahren in Ländern mit einem strengen Datenschutzrecht wie in Deutschland in Zukunft doch durchsetzen werden, bleibt daher fraglich.

People Analytics: Abgrenzung zu Personal-Controlling und Predictive Analytics

People Analytics ist als Schnittstelle sämtlicher Unternehmensbereiche zu verstehen. Besonders mit dem Personal-Controlling gibt es viele Kontaktpunkte: Das HR-Controlling erhebt einen großen Teil der mitarbeiterbezogenen Daten, wie etwa

• Anzahl
• Bildungsbedarf
• offene Stellen
• Mitarbeiterstruktur

Damit beschreibt das HR-Controlling den Istzustand bzw. eine Entwicklung über einen Zeitraum hinweg. Im nächsten Schritt setzt People Analytics an – die HR-Daten werden mit weiteren Unternehmensdaten verknüpft, um Zusammenhänge zu erkennen. Oft ist auch von Predictive Analytics die Rede, wenn anhand dieser datenbasierten Zusammenhänge mögliche Zukunftsszenarien entwickelt werden.

People Analytics in der Praxis

Um ein People-Analytics-Projekt erfolgreich umsetzen zu können, ist eine zielgerichtete Planung vonnöten. Der Ablauf lässt sich in wenigen Schritten zusammenfassen – den es je nach Zielsetzung anzupassen gilt:

1. Konkreten Untersuchungsgegenstand festlegen: Was möchte ich eigentlich wissen?
2. Verantwortliche bestimmen: Wer eignet sich besonders, um an dem Projekt beteiligt zu sein
3. Herangehensweise an das Ziel anpassen:

• Welche Daten sind zu erheben?
• Aus welchen Bereichen kommen die Daten?
• Über welchen Zeitraum sollen die Daten gesammelt werden?
• Welche Teams und Mitarbeiter werden involviert?

4. Daten einholen
5. Auswerten der HR-Daten:

• Welche Methoden eignen sich am besten zum Auswerten der HR-Daten?
• Wie lassen sich Zusammenhänge am besten visualisieren?
• Impliziert das Datenmaterial weitere interessante Fragestellungen für zukünftige Workforce-Analytics-Projekte

6. Erkenntnisse ableiten und mit dem Unternehmen teilen
7. Maßnahmen entwickeln und umsetzen

Vorteile von People Analytics

Digitalisierung und Big Data beeinflussen nach und nach jeden Businessbereich, auch das Personalwesen. Mit HR Analytics erhält es einen holistischen Ansatz, der dem gesamten Unternehmen und seinen Mitarbeitenden viele Vorteile bringen kann:

• Mitarbeiterpotenziale erkennen und ausschöpfen
• Prozesse effizienter gestalten
• Negative Entwicklungen erkennen und ihnen entgegenwirken, bevor sie zu Krisen werden
• Talent- und Personalmanagement optimieren

Grenzen von People Analytics

Dass Algorithmen und Software über Beförderungen und Kündigungen bestimmen oder ähnliche Management-Entscheidungen treffen, klingt fast noch wie eine Dystopie – entspricht aber in einigen Technologieunternehmen bereits der Realität. An solchen Negativbeispielen lässt sich ablesen, welche Risiken People Analytics und damit einhergehende Automatisierungen mit sich bringen.

Daher ist es wichtig, sich nicht ausschließlich auf das algorithmische Auswerten der HR-Daten zu verlassen – sie sollten lediglich als Ergänzung der Intuition und Erfahrung dienen. In dieser Form können Daten die eigene Interpretation der Wirkungszusammenhänge belegen. Damit ist People Analytics vor allem ein unterstützendes Werkzeug und kann niemals die Einschätzung ersetzen, die erfahrene und ausgebildete HR und Recruiting Manager abgeben.

Einschränkungen von Workforce Analytics aufgrund des deutschen Datenschutzes

Aufgrund der strengen Datenschutzbestimmungen in der Europäischen Union und in Deutschland sind die Möglichkeiten zum Auswerten von HR-Daten eingeschränkt – besonders im Vergleich zu den USA, die die Entwicklung maßgeblich vorantreiben.
Das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) und die europäische Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) setzen klare Grenzen, was die Verarbeitung personenbezogener Daten betrifft. Für den Bereich HR Analytics sind vor allem folgende Grundsätze relevant:

• Datenvermeidung und Datensparsamkeit– Nur Daten, die für die jeweilige Anwendung notwendig sind, dürfen erhoben werden.
• Zweckbindung– Für jede Datenerhebung muss es einen konkreten Zweck geben.
• Anonymisierung bzw. Pseudonymisierung– Daten dürfen einer Person nicht mehr eindeutig zuordenbar sein oder nur über den Schlüssel, mit dem die Pseudonymisierung vorgenommen wurde.
• Einschränkung automatisierter Einzelentscheidungen– Der Datenschutzbeauftragte des Unternehmens muss die Entscheidungen der Algorithmen prüfen und freigeben. Auch die Geschäftsführung und andere Verantwortungsträger müssen die Möglichkeit haben, jederzeit in automatisierte Prozesse eingreifen zu können.

In Deutschland kommt außerdem die Bedeutung von Gewerkschaften und Betriebsräten als Interessenvertretung der Arbeitnehmenden hinzu. Auch diese ziehen harte Grenzen beim Thema gläserner Mitarbeiter. Die Erhebung personenbezogener Daten von Mitarbeitenden unterliegt daher der Mitbestimmungspflicht des Betriebsrates. Gibt dieser für bestimmte Verfahren nicht seine Zustimmung, sind diese trotz gegebener gesetzlicher Grundlage unzulässig.

Unzulässige Datenerhebung in Deutschland

Einige HR-Analytics-Verfahren sind in Deutschland nicht anwendbar, da entsprechende Datenerhebungen gesetzlich unzulässig sind:

• Die automatisierte Abfrage und Verarbeitung personenbezogener Daten durch Data Query Languages (Anfragesprachen) verstößt gegen das Recht auf informationelle Selbstbestimmung.
• Biometrische Analyseverfahren, die über die Identitätsprüfung hinaus Einschätzungen zum Gemüts- und Gesundheitszustand oder dem Charakter machen, haben in Deutschland ebenfalls keine rechtliche Grundlage. Biometrische Daten gehören hier zur Intimsphäre und unterliegen damit einem besonderen Schutz. Gleiches gilt für Gesundheitsdaten.

Voraussetzungen für HR Analytics

Damit die Vorteile von People Analytics gänzlich zum Tragen kommen können, müssen einige Voraussetzungen erfüllt sein:

• Datenschutzbestimmungen einhalten:Die gesetzlichen Vorgaben in Bezug auf den Datenschutz einzuhalten, ist die Grundlage für jedes HR-Analytics-Projekt.
• Transparenz:Mitarbeitende sollten zu jeder Zeit umfassend darüber informiert sein, in welcher Form Daten von ihnen erhoben und verarbeitet werden.
• Mitbestimmung:Darüber hinaus sollten sie über ein Mitspracherecht verfügen und der Erhebung sowie der Verarbeitung ihrer persönlichen Daten auch widersprechen können.
• Daten als Unterstützung:Als Grundsatz sollte zudem gelten, dass HR Analytics immer nur datenbasiert, niemals rein datengetrieben funktionieren kann. Menschen sind und bleiben die letzte Instanz für Entscheidungen, die andere Menschen betreffen.

Auf dieser Grundlage bieten die Vorteile von People Analytics einen hohen Mehrwert für Unternehmen und ihre Mitarbeitenden.