Elenco dipendenti (EX)

Informazioni sulla directory dei dipendenti

La tua directory dei dipendenti contiene un elenco di tutte le persone (partecipanti o amministratori) caricate per essere utilizzate nei progetti EX. Ogni persona può essere inclusa o meno in un progetto o in una gerarchia. Il personale supplementare può essere aggiunto manualmente o tramite importazione di massa.

La directory è utile perché consente di salvare un sacco di informazioni sulle persone per il riutilizzo in più progetti. Ad esempio, è possibile salvare metadati, relazioni tra manager e subordinati diretti e indirizzi di posta elettronica all’interno della directory.

Per navigare alla Directory dei dipendenti, utilizzare il menu di navigazione in alto a sinistra per selezionare Directory, quindi Directory dipendenti.

Finestra Informazioni globali

Quando si fa clic sul nome o sull’indirizzo e-mail di una persona all’interno della directory globale, si apre la finestra di informazioni globali. Qui è possibile visualizzare e rivedere le informazioni relative a una determinata persona nella directory.

Informazioni di base

Questa sezione contiene informazioni su Nome, Cognome, E-mail, Identificatore univoco e Nome di accesso. Per modificare un campo, fare clic direttamente a destra del nome del campo e digitare il nuovo valore. Questa modifica si rifletterà nella pagina Amministrazione e in tutti i progetti in cui il singolo è un partecipante.

Metadati

Questa sezione contiene informazioni sui vari metadati attribuiti al partecipante.

1. Per rimuovere un campo di metadati per un partecipante, passare con il cursore del mouse sul valore del campo e selezionare la X rossa.
2. Per modificare o assegnare un valore a un campo metadati, fare clic direttamente sul valore del campo o a destra del nome e digitare il nuovo valore.
3. Per rinominare un campo solo per il partecipante selezionato, fare clic sul nome del campo.
4. Per aggiungere un nuovo campo di metadati per un partecipante, selezionare Aggiungi campo.

Scheda Relazioni

La scheda Relazioni consente di gestire le relazioni di una persona in progetti 360. Le relazioni stabilite qui possono essere caricate in modo rapido ed efficiente in un progetto 360 per un utilizzo futuro.

Queste relazioni non influiranno in alcun modo sui progetti Employee Engagement o Employee Lifecycle.

Per aggiungere una relazione:

1. Trovare una persona già nella directory utilizzando la barra Cerca.
2. Fare clic su Seleziona relazione e determinare il tipo di relazione che hanno.
3. Fare clic su Aggiungi.

Per rimuovere una relazione, fare clic sull’elenco a discesa accanto a una relazione e selezionare Elimina.

Scheda Partecipazione

La scheda Partecipazione visualizza ogni progetto 360, Employee Engagement e Employee Lifecycle in cui la persona viene elencata come partecipante.

• Progetto: nome del progetto.
• Valutazioni ricevute: in un progetto 360, questa è una misura del numero di altri partecipanti che hanno effettuato valutazioni di questo soggetto.
• Valutazioni completate: In un progetto 360, questa è una misura del modo in cui questa persona ha completato le valutazioni di se stessa e di altre persone. In Employee Engagement, questo numero è 1, perché la persona completa solo 1 valutazione per progetto.
• Stato: indica se la risposta del partecipante è Completa o Non completa.

Ricerca nella directory

È possibile cercare un partecipante desiderato digitando un nome o un indirizzo e-mail nella barra Cerca, oppure utilizzare la funzionalità Ricerca avanzata.

Esecuzione di una ricerca avanzata

1. Navigare alla directory dei dipendenti in Directory.
2. Fare clic su Ricerca avanzata.
   
3. Scegli da un elenco di criteri in base ai quali applicare il filtro.
   
4. Combinare le condizioni facendo clic sul segno più (+) a destra di una condizione.

Aggiunta manuale di persone

1. Navigare alla directory dei dipendenti in Directory.
   
2. Fai clic su Aggiungi persone in alto a destra.
   
3. Selezionare Aggiungi persone.
4. Digitare un identificatore univoco, un‘e-mail, un nome e un cognome.
   
   Qtip: il numero di righe per l’aggiunta manuale dei partecipanti è esaurito? Premere Invio sulla tastiera per creare una nuova riga.
5. Se si fa clic sul segno più (+), è possibile aggiungere colonne per Lingua e tutti i campi di metadati desiderati. Non si tratta di campi obbligatori.
   Attenzione: se la tua organizzazione utilizza il SSO, crea una colonna denominata Nome utente quando aggiungi i tuoi contatti della directory. Assicurarsi di utilizzare il nome utente corretto per la propria organizzazione. Ad esempio, il nome utente di Jane Doe in Company, Inc. potrebbe essere jdoe@companyinc.org.
6.  Al termine, fare clic su Aggiungi.

Importazione persone

Anziché aggiungere le persone manualmente, è anche possibile caricare un foglio elettronico.

Come importare le persone

1. Crea un foglio di calcolo in Excel o in un altro programma di fogli elettronici.
2. Includere una colonna per l’identificatore univoco. Questo è il modo in cui le persone nella tua directory sono differenziate l’una dall’altra.
3. Se l’organizzazione dispone di SSO, includere una colonna per UserName. Assicurarsi di utilizzare il nome utente corretto per la propria organizzazione. Ad esempio, il nome utente di Jane Doe in Company, Inc. potrebbe essere jdoe@companyinc.org.
4. Aggiungere le colonne Nome, Cognome ed E-mail.
5. Aggiungere le colonne desiderate aggiuntive, ad esempio Lingua, ID manager, campi di metadati personalizzati, relazioni 360 e così via. Tenere presente che l’ordine delle colonne non è rilevante. Tuttavia, sono importanti l’ortografia, l’uso delle maiuscole e la spaziatura.
   Consiglio Q: controlla un file di esempio facendo clic su Modello CSV o Modello TSV. Se si decide di non utilizzare il documento di esempio per caricare persone nella directory, assicurarsi che i campi Unique Identifier, Email, FirstName, LastName, UserName, Password e Language corrispondano esattamente a questa formattazione (inclusi spaziatura e maiuscole) se si sceglie di aggiungerli.
   
6. Aggiungi persone al tuo foglio di calcolo, con 1 riga per ogni persona.
7. Salva il file come file CSV (Comma Separated Values) o TSV (Tab Separated Values). *Tieni presente che la dimensione massima del file di un elenco di contatti caricato è di 100 MB.
8. Navigare alla directory dei dipendenti in Directory. 
9. Fai clic su Aggiungi persone in alto a destra.
   
10. Selezionare Importa persone.
11. Fare clic su Sfoglia e selezionare il file dei partecipanti sul computer.
12. Se l’importatore rileva problemi iniziali, non consente di continuare ed elenca i problemi in rosso. Leggere queste descrizioni e apportare le correzioni al file. Dopo aver salvato le modifiche, fare nuovamente clic su Sfoglia e caricare nuovamente il file.
13. Se non vengono rilevati problemi, fare clic su Controlla errori.
    
14. Durante il caricamento dell’importatore, è possibile tornare alla lista dei partecipanti.
    
15. Una volta caricato, l’importatore riassumerà i partecipanti che verranno aggiornati o aggiunti alla directory. L’importatore invierà inoltre un avviso in caso di errori nelle righe.
    
16. Se si è soddisfatti di queste modifiche, fare clic su Finalizza importazione.

Importa campi

• Identificatore unico: il mezzo per differenziare il partecipante dagli altri nella directory. Per ulteriori dettagli, vedere Identificatori univoci. Questo campo è obbligatorio.
• E-mail: indirizzo e-mail della persona. Questo campo è obbligatorio.
• Nome: nome della persona. Questo campo è obbligatorio.
• Cognome: cognome della persona. Questo campo è obbligatorio.
• UserName: il nome utente utilizzato da una persona per accedere alle dashboard, agli account di amministrazione e altro ancora. Se non si fornisce un nome utente, verrà utilizzato l’indirizzo di posta elettronica. Per le organizzazioni con SSO, all’e-mail verrà aggiunto un hashtag (#) seguito dall’ID dell’organizzazione per creare un nome utente.
• Password: la password utilizzata da una persona per accedere alle dashboard, agli account di amministrazione e altro ancora.
• ManagerID: indirizzo e-mail o nome utente del manager della persona.
• Lingua: la lingua in cui l’utente deve visualizzare il sondaggio. Questo campo contiene una serie predefinita di Codici linguistici disponibili. EN, ad esempio, fa riferimento all’inglese, mentre FR al francese.

È anche possibile aggiungere tutte le colonne personalizzate desiderate. Queste colonne vengono definite metadati e possono essere utilizzate nel dashboard per creare più filtri dinamici e reporting di dati.

Rilevati errori

Se l’importatore rileva errori durante l’importazione, si riceverà un report degli errori che è possibile scaricare come file CSV. Questo report contiene informazioni su quali righe della colonna contengono gli errori.

Fare clic su Scarica rapporto errori per visualizzarlo.

Il rapporto fornirà la riga esatta del file in cui si è verificato l’errore, il campo che ha riscontrato il problema e l’identificatore univoco del partecipante che ha riscontrato l’errore.

Errori comuni ai quali prestare attenzione

Sebbene questo non sia un elenco esaustivo, di seguito sono riportati alcuni suggerimenti generali per la creazione del file per evitare problemi nel caricamento dei partecipanti:

• Assicurarsi che la prima riga del file abbia UniqueIdentifier, Nome, Cognome e E-mail.
• Le intestazioni dei file non devono contenere caratteri speciali, inclusi i caratteri che non sono numeri o l’alfabeto inglese.
  Consiglio Q: questa regola si applica solo alle intestazioni, non ai valori delle colonne.
• Le intestazioni non possono superare i 100 caratteri.
• Le intestazioni dei tuoi file non dovrebbero utilizzare i termini dei campi Qualtrics esistenti:
  • SID
  • RID
  • Risposte verificabili
  • EndDate
  • RecordedDate
  • StartDate
  • Stato
  • Punti
• Prestare attenzione a non includere duplicati della stessa riga – nessun partecipante 2 deve avere lo stesso identificatore univoco o la stessa e-mail.
• Il file non deve avere più di 200 campi di intestazione.
• Il file non deve avere più intestazioni di colonne.
• Assicurarsi che i valori delle colonne non superino i 1000 caratteri.

Rimozione di persone

Rimozione individuale di un dipendente alla volta

Per rimuovere 1 dipendente dalla directory, fare clic sulla freccia accanto a esso, quindi selezionare Rimuovi dalla directory.

Rimozione manuale di più dipendenti alla volta

Se si seleziona la casella accanto a ogni persona che si desidera rimuovere, è possibile eliminarla facendo clic sul menu a sinistra e scegliendo Rimuovi dalla directory.

Rimozione simultanea di molti dipendenti

Utilizzando un foglio di calcolo, è possibile caricare un elenco di dipendenti che si desidera eliminare dalla directory. Vedere Elimina persone dalla directory.

Modifica di più persone alla volta

Utilizzando l’opzione di importazione, è anche possibile modificare più persone contemporaneamente nella directory. Ogni volta che si esegue l’importazione nella directory, la directory cerca un identificatore univoco che è già stato assegnato a una persona. Se trova quella persona, la aggiorna con le nuove informazioni invece di aggiungere un duplicato.

Inoltre, è necessario prestare attenzione se il file contiene il campo E-mail. Questo campo E-mail verrà letto come nome utente del partecipante se non è specificato alcun campo Nome utente. Ciò può causare problemi durante l’aggiornamento in massa dei partecipanti se questi condividono lo stesso indirizzo di posta elettronica. Si consiglia di includere l’UniqueIdentifier solo quando si aggiornano i partecipanti, a meno che non sia necessario aggiornare il loro indirizzo e-mail o nome di login. Se è necessario aggiornare 1 di questi campi, si consiglia di includerli entrambi nell’importazione per evitare errori.

Quando si importano persone nella directory, è possibile aggiungerle solo ai campi esistenti. Se si include un campo di metadati come intestazione senza valori, tutti i valori caricati in precedenza per i partecipanti nel file verranno eliminati. Se si esclude completamente una colonna, i dati non verranno rimossi.

Directory dei contatti

Quando visiti la pagina Directory, avrai 2 scelte. Il primo è la Directory dei dipendenti, che fornisce un elenco di possibili partecipanti per i tuoi progetti Employee Experience. Il secondo è la Directory dei Contatti.

La directory dei contatti è una funzione completamente separata dalla directory dei dipendenti. Invece di contenere i partecipanti per i progetti Employee Experience, contiene elenchi di intervistati per la Piattaforma di sondaggio. Questi contatti non dispongono di alcun mezzo per accedere a funzioni come le dashboard e i portali dei partecipanti. Qualcuno può essere elencato sia nella directory Dipendenti che nella directory Contatti, ma una persona elencata in una directory non viene inserita automaticamente nell’altra e le modifiche a 1 non influiscono sull’altra.

Le caratteristiche specifiche disponibili nella directory dei contatti differiscono in base al software acquistato. Vedere Directory XM Lite o Directory XM.

Domande frequenti