Aperçu général de XM Directory Lite

À propos de XM Directory Lite

XM Directory Lite vous permet de créer et de mettre à jour les informations de contact à utiliser dans les distributions d’enquêtes. Vous pouvez télécharger des contacts sur le serveur pour créer des listes de distribution et des échantillons, et ces listes peuvent être partagées au sein de votre organisation.

Listes de distribution

Les listes
de distribution sont des listes de contacts utilisées pour distribuer des invitations à des enquêtes. Ils contiennent le nom et l’adresse e-mail de chaque contact, en plus de toute autre information que vous jugez importante d’inclure. L’avantage de créer une bonne liste de contacts détaillée est qu’en plus de faciliter la distribution des enquêtes, vous pouvez économiser des informations sur vos répondants à l’avance et les ajouter à leurs réponses.

Les listes de distribution sont gérées sur la page Répertoires, où vous pouvez créer de nouvelles listes, créer des échantillons de listes et gérer les listes existantes. Les listes de distribution peuvent être créées en saisissant manuellement des contacts dans Qualtrics ou en important des contacts à partir d’un fichier. Voir Créer une liste de distribution pour obtenir des instructions détaillées.

Champs de contact disponibles

Que vous ajoutiez des contacts manuellement ou en téléchargeant une liste, il est important de prendre en compte le type d’informations que vous souhaitez inclure au préalable sur vos contacts. Vous pouvez ajouter toutes les informations que vous souhaitez à votre liste, mais nous avons également quelques champs par défaut que vous devez veiller à nommer exactement comme suit :

• E-mail : adresse e-mail du contact. (Ce champ est toujours obligatoire.)
• Prénom : prénom du contact.
• LastName : nom de famille du contact.
• ExternalDataReference : informations supplémentaires sur le contact. Ces informations sont le plus souvent utilisées pour stocker des données, telles que l’ID d’un collaborateur ou d’un étudiant. Il peut être utilisé pour se connecter aux authentificateurs.
• Langue : langue dans laquelle l’utilisateur doit voir l’enquête. Ce champ comporte un ensemble prédéfini de codes langue disponibles. Par exemple, EN fait référence à l’anglais, tandis que FR fait référence au français.
• Téléphone : numéro de téléphone du contact.

En plus de ces zones par défaut, vous pouvez ajouter autant de zones personnalisées que vous le souhaitez. Le sexe, l’État, le pays, la profession, le poste, le superviseur, etc. sont des exemples de champs que vous pouvez ajouter à votre liste. Une fois ces champs personnalisés ajoutés à votre liste, ils sont pris en compte données intégrées.

Les données intégrées enregistrées dans votre liste de contacts peuvent être jointes aux réponses de vos contacts. Cela signifie qu’avant même que le destinataire ne commence l’enquête, vous disposez d’informations stockées dans la réponse et n’avez pas besoin de perdre de temps à demander à nouveau ces informations. Pour inclure vos zones personnalisées dans vos rapports et les données téléchargées, vous devez accéder au flux d’enquête et ajoutez un élément de données intégrées pour ces champs.

Créer une liste de distribution

1. Accédez aux répertoires.
   
2. Accédez à l’onglet Listes.
   
3. Cliquez sur Créer une liste.
4. Nommez votre liste.
   
   Astuce Qualtrics : les noms des listes ne sont pas compatibles avec certains caractères spéciaux (par ex., =, {} ou <>).
5. Cliquez sur Confirmer.

Une fois dans votre liste de contacts, vous pouvez choisir de télécharger des contacts via un téléchargement de fichier ou manuellement. Bien que ces pages fournissent des instructions pour créer une liste de distribution dans le répertoire XM, la fonctionnalité est la même dans XM Directory Lite.

Utilisation des listes de distribution dans les distributions

Maintenant que vous avez créé votre liste de contacts, voyons tous les moyens que vous pouvez utiliser pour distribuer vos enquêtes.

• Envoyer par e-mail des invitations à des enquêtes : Avant de pouvoir envoyer votre enquête par e-mail aux répondants, vous devez savoir qui sont ces répondants. Une fois que vous avez créé une bonne liste de distribution, vous pouvez envoyer une invitation aux membres de votre liste par l’intermédiaire de Qualtrics. L’avantage d’envoyer une liste de distribution par e-mail dans Qualtrics est que vous pouvez également envoyer des rappels et des e-mails de remerciement, suivre votre statut de distribution, personnaliser les e-mails en fonction de vos informations personnelles, et bien plus encore.
• Génération de liens personnels pour un autre distributeur : Si vous souhaitez utiliser un distributeur autre que Qualtrics, mais que vous souhaitez que vos destinataires aient des liens personnalisés, cette option est la meilleure pour vous.
• Envoi d’enquêtes par SMS : Distribuez des enquêtes via des SMS automatiques. Selon la manière dont vous mettez en forme votre enquête, vous pouvez simplement envoyer un lien vers l’enquête à vos destinataires par SMS ou leur envoyer une expérience d’enquête interactive. N’oubliez pas d’ajouter une colonne Téléphone à votre liste de contacts !
• Faire en sorte que les répondants s’authentifient avant de répondre à une enquête : En ajoutant un authentificateur à votre enquête, vous pouvez demander aux répondants de se connecter (confirmer leur identité) avant de participer à l’enquête. Ainsi, vous pouvez utiliser 1, lien général pour votre enquête, tout en conservant les réponses personnalisées.

Gestion des listes de contacts et des exemples

La page Répertoires ne sert pas seulement à créer de nouvelles listes de distribution, elle sert également à gérer celles que vous avez déjà créées. Consultez ces pages pour en savoir plus sur la gestion des contacts et la création d’échantillons.

• Listes de contacts d’achat / Répondants : la fourniture de panels aux chercheurs s’est transformée en un secteur robuste. Si vous souhaitez acheter un panel de Qualtrics, contactez notre équipe de services de recherche ici.
• Modifier les contacts dans une liste de distribution: découvrez comment importer des mises à jour dans une liste de distribution, ajouter d’autres contacts, supprimer des contacts, vous abonner et vous désabonner des contacts, et consolider les doublons.
• Gérer les listes: apprendre à supprimer des listes, à filtrer des contacts, à exporter des listes, à partager des listes ou à déplacer des listes dans des dossiers.
• Création d’échantillons : Apprenez à diviser les listes existantes en sous-ensembles.

Conversion des répertoires existants

Si vous utilisez le répertoire XM Directory Lite, mais que votre organisation a accès au répertoire XM, les répertoires existants peuvent être convertis pour tirer parti de la fonctionnalité étendue disponible avec le répertoire XM. Cette action ne peut être effectuée que par les utilisateurs pour lesquels l’autorisation Gérer les répertoires est activée.

1. Dans le répertoire que vous souhaitez convertir, accédez à l’onglet Paramètres du répertoire.
   
2. Faites défiler vers le bas jusqu’à la section Utiliser le répertoire XM pour obtenir des fonctionnalités plus avancées.
3. Cliquez sur Convertir.
4. Cliquez à nouveau sur Convertir pour confirmer.
   
   Attention : cette action ne peut pas être annulée.

Projets pouvant utiliser des contacts XM Directory Lite

Vous pouvez utiliser XM Directory Lite pour créer des listes de contacts et envoyer des invitations pour plusieurs types de projets Qualtrics. Cependant, tous les types de projets Qualtrics ne sont pas compatibles avec XM Directory Lite.

XM Directory Lite peut être utilisé pour envoyer ce qui suit :

• Projets d’enquête
• Analyse conjointe/Différence maximum
• Certaines solutions non EX XM

Cependant, les données de contact XM Directory Lite sont complètement distinctes des informations sur les collaborateurs/participants enregistrées dans le répertoire des employés. Cela signifie que les données modifiées dans un répertoire n’affecteront jamais l’autre. Le répertoire XM Directory Lite ne peut pas être utilisé pour distribuer des projets Employee Experience (EX), y compris Engagement, Pulse, 360, etc.

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