Mitarbeiterverzeichnis (EX)

Mitarbeiterverzeichnis

Ihr Mitarbeiterverzeichnis enthält eine Liste aller Personen – Teilnehmer oder Administratoren -, die zur Verwendung in EX-Projekten hochgeladen wurden. Jede Person kann in ein Projekt oder eine Hierarchie aufgenommen werden oder nicht. Zusätzliche Mitarbeiter können manuell oder über einen Massenimport hinzugefügt werden.

Das Verzeichnis ist nützlich, da es Ihnen ermöglicht, viele Informationen über Personen zur Wiederverwendung über mehrere Projekte hinweg zu speichern. Sie können beispielsweise Metadaten, Beziehungen zwischen Vorgesetzten und direkt unterstellten Mitarbeitern und E-Mail-Adressen im Verzeichnis speichern.

Um zum Mitarbeiterverzeichnis zu navigieren, wählen Sie im Navigationsmenü oben links Verzeichnisse und dann Mitarbeiterverzeichnis.

Globales Informationsfenster

Wenn Sie im globalen Verzeichnis auf den Namen oder die E-Mail-Adresse einer Person klicken, wird das Fenster mit den globalen Informationen geöffnet. Hier können Sie Informationen zu einer bestimmten Person in Ihrem Verzeichnis anzeigen und überarbeiten.

Basisinformationen

Dieser Abschnitt enthält Informationen über Vorname, Nachname, E-Mail, eindeutige ID und Anmeldename. Um ein Feld zu bearbeiten, klicken Sie direkt rechts neben dem Feldnamen, und geben Sie den neuen Wert ein. Diese Änderung wird auf der Seite „Administration“ und in allen Projekten widergespiegelt, an denen die Person Teilnehmer ist.

Metadaten

Dieser Abschnitt enthält Informationen über die verschiedenen Metadaten, die dem Teilnehmer zugwiesen wurden.

1. Um ein Metadatenfeld für einen Teilnehmer zu entfernen, bewegen Sie den Mauszeiger über den Feldwert, und wählen Sie das rote X aus.
2. Um einen Wert zu bearbeiten oder einem Metadatenfeld zuzuordnen, klicken Sie direkt auf den Feldwert, oder klicken Sie rechts neben dem Feldnamen, und geben Sie den neuen Wert ein.
3. Um ein Feld nur für den ausgewählten Teilnehmer umzubenennen, klicken Sie auf den Feldnamen.
4. Um ein neues Metadatenfeld für einen Teilnehmer hinzuzufügen, wählen Sie Feld hinzufügen.

Registerkarte Beziehungen

Auf der Registerkarte Beziehungen können Sie die Beziehungen einer Person in 360-Projekten verwalten. Hier aufgebaute Beziehungen können schnell und effizient in ein 360-Projekt geladen werden, um sie später nutzen zu können.

Diese Beziehungen wirken sich in keiner Weise auf Employee Engagement- oder Employee-Lifecycle-Projekte aus.

So fügen Sie eine Beziehung hinzu:

1. Suchen Sie über die Suchleiste nach einer Person, die sich bereits im Verzeichnis befindet.
2. Klicken Sie auf Beziehung auswählen, und legen Sie fest, welche Art von Beziehung sie haben.
3. Klicken Sie auf Hinzufügen.

Um eine Beziehung zu entfernen, klicken Sie auf die Dropdown-Liste neben einer Beziehung, und wählen Sie Löschen.

Registerkarte Beteiligung

Auf der Registerkarte Teilnahme werden alle 360-, Employee Engagement- und Employee-Lifecycle-Projekte angezeigt, in denen die Person als Teilnehmer aufgeführt ist.

• Projekt: Der Name des Projekts.
• Erhaltene Bewertungen: In einem 360-Projekt ist dies ein Maß dafür, wie viele andere Teilnehmer Bewertungen dieses Themas vorgenommen haben.
• Bewertungen abgeschlossen: In einem 360-Projekt ist dies ein Maß dafür, wie Bewertungen dieser Person von sich selbst und anderen Personen durchgeführt wurden. In Employee Engagement ist diese Zahl 1, da die Person nur eine Bewertung pro Projekt abschließt.
• Status: Gibt an, ob die Antwort des Teilnehmers Abgeschlossen oder Nicht abgeschlossen ist.

Durchsuchen des Verzeichnisses

Sie können nach einem gewünschten Teilnehmer suchen, indem Sie einen Namen oder eine E-Mail-Adresse in die Suchleiste eingeben, oder Sie können die Funktion Erweiterte Suche verwenden.

Durchführen einer erweiterten Suche

1. Navigieren Sie unter Verzeichnisse zu Ihrem Mitarbeiterverzeichnis.
2. Klicken Sie auf Erweiterte Suche.
   
3. Wählen Sie aus einer Liste von Kriterien aus, nach denen gefiltert werden soll.
   
4. Kombinieren Sie Bedingungen, indem Sie auf das Pluszeichen (+) rechts neben einer Bedingung klicken.

Personen manuell hinzufügen

1. Navigieren Sie unter Verzeichnisse zum Mitarbeiterverzeichnis.
   
2. Klicken Sie oben rechts auf Personen hinzufügen.
   
3. Wählen Sie Personen hinzufügen.
4. Geben Sie eine eindeutige ID, eine E-Mail-Adresse, einen Vornamen und einen Nachnamen ein.
   
   Tipp: Zeilen auslaufen, um Teilnehmer manuell hinzuzufügen? Drücken Sie die Eingabetaste, um eine neue Zeile anzulegen.
5. Wenn Sie auf das Pluszeichen (+) klicken, können Sie Spalten für Sprache und beliebig viele Metadatenfelder hinzufügen. Diese Felder sind nicht obligatorisch.
   Achtung: Wenn Ihre Organisation SSO verwendet, erstellen Sie beim Hinzufügen Ihrer Verzeichniskontakte eine Spalte mit dem Namen Benutzername. Stellen Sie sicher, dass Sie den richtigen Benutzernamen für Ihre Organisation verwenden. Beispiel: Der Benutzername von Jane Doe bei Company, Inc. könnte jdoe@companyinc.org lauten.
6.  Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf Hinzufügen.

Personen importieren

Anstatt Personen manuell hinzuzufügen, können Sie auch eine Tabellenkalkulation hochladen.

Personen importieren

1. Erstellen Sie eine Tabelle in Excel oder in einem anderen Tabellenkalkulationsprogramm.
2. Schließen Sie eine Spalte für Unique Identifier ein. So werden Personen in Ihrem Verzeichnis voneinander unterschieden.
3. Wenn Ihre Organisation über SSO verfügt, fügen Sie eine Spalte für UserName ein. Stellen Sie sicher, dass Sie den richtigen Benutzernamen für Ihre Organisation verwenden. Beispiel: Der Benutzername von Jane Doe bei Company, Inc. könnte jdoe@companyinc.org lauten.
4. Fügen Sie die Spalten Vorname, Nachname und E-Mail hinzu.
5. Fügen Sie zusätzliche gewünschte Spalten hinzu, z.B. Sprache, ManagerID, benutzerdefinierte Metadatenfelder, 360-Beziehungen usw. Beachten Sie, dass die Reihenfolge der Spalten keine Rolle spielt. Schreibweise, Großschrift und Leerzeichen sind hingegen relevant.
   Tipp: Sehen Sie sich eine Beispieldatei an, indem Sie entweder auf CSV-Vorlage oder TSV-Vorlage klicken. Wenn Sie das Beispieldokument nicht zum Hochladen von Personen in Ihr Verzeichnis verwenden möchten, stellen Sie sicher, dass die Felder Unique Identifier, Email, FirstName, LastName, UserName, Password und Language genau dieser Formatierung (einschließlich Leerzeichen und Großschreibung) entsprechen, wenn Sie sie hinzufügen möchten.
   
6. Fügen Sie Ihrer Tabellenkalkulation Personen hinzu, wobei für jede Person eine Zeile vorhanden ist.
7. Sichern Sie die Datei als CSV-Datei (durch Kommas getrennte Werte) oder TSV (Tabulatorgetrennte Werte). Beachten Sie, dass die maximale Dateigröße beim Upload einer Kontaktliste 100 MB beträgt.
8. Navigieren Sie unter Verzeichnisse zum Mitarbeiterverzeichnis. 
9. Klicken Sie oben rechts auf Personen hinzufügen.
   
10. Wählen Sie Personen importieren.
11. Klicken Sie auf Durchsuchen, und wählen Sie die Teilnehmerdatei auf Ihrem Computer aus.
12. Wenn das Importprogramm anfängliche Probleme feststellt, können Sie den Vorgang nicht fortsetzen und die Probleme werden in Rot aufgelistet. Lesen Sie die Beschreibungen und nehmen Sie die entsprechenden Korrekturen an Ihrer Datei vor. Nachdem Sie die Änderungen gesichert haben, klicken Sie erneut auf Durchsuchen, und laden Sie die Datei erneut hoch.
13. Wenn keine Probleme festgestellt werden, wählen Sie Auf Fehler prüfen.
    
14. Während das Importprogramm geladen wird, können Sie zu Ihrer Teilnehmerliste zurückkehren.
    
15. Nach dem Laden fasst die Importfunktion zusammen, welche Teilnehmer aktualisiert oder dem Verzeichnis hinzugefügt werden. Das Importprogramm warnt Sie auch, wenn Ihre Zeilen Fehler enthalten.
    
16. Wenn Sie mit diesen Änderungen zufrieden sind, klicken Sie auf Import abschließen.

Felder importieren

• Eindeutige ID: Mittel zur Unterscheidung des Teilnehmers von anderen im Verzeichnis. Weitere Informationen finden Sie unter Eindeutige IDs. Dies ist ein Pflichtfeld.
• E-Mail: Die E-Mail-Adresse der Person. Dies ist ein Pflichtfeld.
• FirstName: Vorname der Person. Dies ist ein Pflichtfeld.
• LastName: Nachname der Person. Dies ist ein Pflichtfeld.
• UserName: Benutzername, mit dem sich eine Person bei Dashboards, Administratorkonten usw. anmeldet. Wenn Sie keinen Benutzernamen angeben, wird die E-Mail-Adresse verwendet. Für Organisationen mit SSO wird der E-Mail ein Hashtag (#) gefolgt von der ID der Organisation hinzugefügt, um einen Benutzernamen zu erstellen.
• Kennwort: Das Kennwort, mit dem sich eine Person bei Dashboards, Administratorkonten usw. anmeldet.
• ManagerID: Die E-Mail-Adresse oder der Benutzername des Vorgesetzten der Person.
• Sprache: Die Sprache, in der die Umfrage dem Benutzer angezeigt werden soll. Dieses Feld enthält einen vordefinierten Satz verfügbarer Sprachcodes. EN steht beispielsweise für Englisch und FR für Französisch.

Sie können auch beliebig viele benutzerdefinierte Spalten hinzufügen. Diese Spalten werden als Metadaten bezeichnet und können im Dashboard verwendet werden, um dynamischere Filter und Datenberichte anzulegen.

Erkannte Fehler

Wenn der Importeur Fehler bei Ihrem Import feststellt, erhalten Sie einen Fehlerbericht, den Sie als CSV-Datei herunterladen können. Dieser Bericht enthält Informationen darüber, welche Zeilen in Ihrer Spalte die Fehler enthalten.

Klicken Sie auf Fehlerbericht herunterladen, um dies anzuzeigen.

Der Report gibt die genaue Zeile der Datei an, in der der Fehler aufgetreten ist, das Feld, in dem das Problem auftrat, und die eindeutige ID des Teilnehmers, der den Fehler aufwies.

Gängige Fehler, auf die Sie achten sollten

Diese Liste ist zwar nicht vollständig, aber sie enthält einige allgemeine Tipps zum Aufbau Ihrer Datei, die Ihnen helfen, Probleme beim Hochladen von Teilnehmern zu vermeiden:

• Achten Sie darauf, dass die erste Zeile der Datei die eindeutige ID, den Vor- und Nachnamen und die E-Mail-Adresse enthält.
• Ihre Dateiüberschriften sollten keine Sonderzeichen enthalten – dazu gehören Zeichen, die keine Zahlen oder Buchstaben des englischen Alphabets sind.
  Tipp: Diese Regel gilt nur für Kopfzeilen, nicht für Spaltenwerte.
• Überschriften dürfen nicht länger als 100 Zeichen lang sein.
• Ihre Dateiüberschriften sollten keine Begriffe aus vorhandenen Qualtrics-Feldern enthalten:
  • SID
  • RID
  • Auditable (Bedeutung: Kostenpflichtig)
  • EndDate (Bedeutung: Enddatum)
  • RecordedDate (Bedeutung: Erfassungsdatum)
  • StartDate (Bedeutung: Startdatum)
  • Status
  • Punkte
• Achten Sie darauf, keine Duplikate derselben Zeile einzuschließen. Zwei Teilnehmer sollten nicht dieselbe eindeutige ID oder E-Mail-Adresse haben.
• Die Datei sollte nicht mehr als 200 Überschriftenfelder enthalten.
• Die Datei sollte nicht mehr Überschriften als Spalten enthalten.
• Achten Sie darauf, dass die Spaltenwerte 1000 Zeichen nicht überschreiten.

Entfernen von Personen

Einzeln einen Mitarbeiter auf einmal entfernen

Um einen Mitarbeiter aus dem Verzeichnis zu entfernen, klicken Sie auf den Pfeil daneben, und wählen Sie dann Aus Verzeichnis entfernen.

Manuelles Entfernen mehrerer Mitarbeiter gleichzeitig

Wenn Sie das Kontrollkästchen neben jeder Person aktivieren, die Sie entfernen möchten, können Sie sie löschen, indem Sie auf das Menü auf der linken Seite klicken und Aus Verzeichnis entfernen wählen.

Mehrere Mitarbeiter gleichzeitig entfernen

Mithilfe einer Tabellenkalkulation können Sie eine Liste der Mitarbeiter hochladen, die Sie aus dem Verzeichnis löschen möchten. Siehe Personen aus Verzeichnis löschen.

Mehrere Personen gleichzeitig bearbeiten

Mit der Importoption können Sie auch mehrere Personen gleichzeitig in Ihrem Verzeichnis bearbeiten. Jedes Mal, wenn Sie in das Verzeichnis importieren, sucht das Verzeichnis nach einer eindeutigen ID, die bereits einer Person zugeordnet wurde. Wenn es diese Person findet, aktualisiert es sie mit den neuen Informationen, anstatt eine Dublette hinzuzufügen.

Außerdem müssen Sie vorsichtig sein, wenn Ihre Datei das Feld E-Mail enthält. Dieses E-Mail-Feld wird als Benutzername des Teilnehmers gelesen, wenn kein UserName-Feld angegeben ist. Dies kann zu Problemen bei der Massenaktualisierung von Teilnehmern führen, wenn Teilnehmer dieselbe E-Mail-Adresse verwenden. Wir empfehlen, beim Aktualisieren von Teilnehmern nur die UniqueIdentifier einzuschließen, es sei denn, Sie müssen ihre E-Mail-Adresse oder ihren Anmeldenamen aktualisieren. Wenn Sie eines dieser Felder aktualisieren müssen, empfehlen wir, beides in Ihren Import aufzunehmen, um Fehler zu vermeiden.

Wenn Sie Personen in das Verzeichnis importieren, können Sie nur vorhandene Felder hinzufügen. Wenn Sie ein Metadatenfeld als Kopfzeile ohne Werte einschließen, werden alle zuvor hochgeladenen Werte für die Teilnehmer in der Datei gelöscht. Wenn Sie eine Spalte ganz ausschließen, werden diese Daten nicht entfernt.

Kontaktverzeichnis

Wenn Sie die Seite Verzeichnisse aufrufen, haben Sie 2 Auswahlmöglichkeiten. Das erste ist das Mitarbeiterverzeichnis, das eine Liste der möglichen Teilnehmer für Ihre Employee Experience-Projekte enthält. Das zweite ist das Kontaktverzeichnis.

Das Kontaktverzeichnis ist eine Funktion, die vollständig vom Mitarbeiterverzeichnis getrennt ist. Anstatt Teilnehmer für Employee Experience-Projekte einzubeziehen, enthält sie Listen der Befragten für die Umfrageplattform. Diese Kontakte haben keine Zugriffsmöglichkeiten auf Funktionen wie Dashboards und Teilnehmerportale. Jemand kann sowohl im Mitarbeiterverzeichnis als auch im Ansprechpartnerverzeichnis aufgeführt werden, aber eine Person, die im Verzeichnis 1 aufgeführt ist, wird nicht automatisch in das andere Verzeichnis eingetragen, und Änderungen in 1 wirken sich nicht auf das andere Verzeichnis aus.

Die im Kontaktverzeichnis verfügbaren Funktionen unterscheiden sich je nach erworbener Software. Siehe entweder XM Directory Lite oder XM Directory.

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