Employee Engagement: il coinvolgimento dipendenti in breve

Che cosa significa Employee Engagement?

La Employee Engagement è la misura in cui i collaboratori sono coinvolti razionalmente ed emotivamente nel loro ambiente lavorativo e si sentono motivati a contribuire al successo dell’azienda: tale indice di misura esemplifica il mix di energia ed entusiasmo cui bisogna aspirare nel proprio luogo di lavoro, sia come datore di lavoro che come dipendente. Infatti, un ambiente lavorativo simile è in grado di accogliere cambiamenti e novità, accettandoli come stimoli e/o nuove sfide da vincere per raggiungere gli obiettivi condivisi.

Spesso tradotto con l’anglicizzazione “dipendente ingaggiato” (engaged employee), il dipendente coinvolto è una risorsa preziosa per l’azienda. Egli infatti non solo percepisce come rilevante il proprio ruolo all’interno dell’impresa ed è quindi più soddisfatto del suo ambiente lavorativo, ma si sente anche parte attiva dell’organizzazione stessa del suo lavoro, sentendosi automaticamente più motivato a lavorare bene.

Perché è importante il coinvolgimento dipendenti?

Curarsi dell’Employee Engagement, oltre ad essere un ottimo strumento di Talent Management che diminuisce il turn over e riduce l’assenteismo, significa migliorare anche la Customer Satisfaction nonché la capacità di innovazione e di adattamento dell’azienda rispetto alle fluttuazioni del mercato. Questa situazione si traduce in una migliore performance professionale dei dipendenti e in un aumento di produttività dell’azienda. 

In sostanza un buon livello di Employee Engagement da via ad una reazione a catena estremamente favorevole in cui un dipendente coinvolto implica:

• più produttività e migliore qualità del servizio, il ché comporta
  • più Customer Satisfaction, che conseguentemente porta a
    • un aumento delle vendite e dei profitti

Come misurare la Employee Engagement

Sebbene la Employee Engagement, come anche la Employee Satisfaction, dipenda strettamente dalla percezione umana, essa può comunque essere misurata con dei metodi di indagine “quantificabili”.

Sondaggi di Employee Engagement

I sondaggi sono uno strumento ormai indispensabile per la comprensione delle problematiche e dei bisogni dei dipendenti e, soprattutto se eseguiti a intervalli regolari, garantiscono una visione “in evoluzione” delle percezioni dell’ambiente lavorativo in relazione alle strategie messe in atto e alle novità introdotte.

Un sondaggio Employee Engagement di circa 30/50 domande viene condotto solitamente solo una volta all’anno, sebbene la frequenza dei sondaggi dovrebbe essere studiata da ogni azienda sulla base delle sue dimensioni e dei contesti “speciali” che l’impresa si trova a fronteggiare. Esistono infatti sondaggi molto più brevi, che possono essere somministrati a intervalli molto piccoli.

In ogni caso, è di vitale importanza che tutti i dipendenti (o il numero maggiore possibile) prendano parte al sondaggio Employee Engagement, in quanto solitamente i colleghi in posizioni di leadership mostrano livelli più alti di coinvolgimento rispetto ai collaboratori impegnati nei task più ordinari. Per avere il polso della situazione, è importante raccogliere feedback a ogni livello della scala gerarchica dell’azienda.

Analisi dei dati

Eseguire il sondaggio di certo non basta, è poi necessario esaminare i dati raccolti. A seconda della grandezza dell’azienda, ad eseguire l’analisi sarà il team leader, il manager delle risorse umane o un intero team HR. Da questo punto di vista, la gestione della Employee Engagement non è un task di poco conto, al contrario essa può finire col richiedere ai professionisti delle risorse umane un grande impegno. Fortunatamente, le tecnologie digitali hanno reso di gran lunga più semplice la gestione del personale.

I software sondaggi di ultima generazione supportano il reparto HR nella creazione di un ambiente lavorativo positivo e una cultura del lavoro apprezzata dai dipendenti. Ad esempio, una Dashboard organizzata in modo chiaro e facile da navigare consente di leggere i dati con molta più facilità e giungere a delle conclusioni più velocemente. Una risposta più veloce ai bisogni dei dipendenti avrà un impatto proporzionalmente maggiore sul loro coinvolgimento: investire in un software sondaggio è un investimento sicuro.

Monitoraggio

La Employee Engagement, come qualunque altro dato legato alle risorse umane, deve essere costantemente monitorata nel tempo. La chiave di svolta è la stretta collaborazione tra tutti i team leader, i quali a loro volta trovano giovamento dalla definizione chiara degli obiettivi e del tipo di feedback cui dovrebbero prestare attenzione.

In definitiva, per migliorare la Employee Engagement c’è bisogno di comunicazione. Una gestione adeguata della comunicazione fa sì che i dipendenti si mostrino comprensivi e disponibili verso l’azienda. Finanche le critiche stesse al lavoro svolto possono risultare in un aumento positivo del coinvolgimento dipendenti, ciò in quanto un ambiente lavorativo positivo è un ambiente dove le aspettative e strategie preannunciate sono comunicate in modo trasparente e si concretizzano nella pratica giornaliera, a prescindere dai risultati “quantitativi” del lavoro.

Come creare un sondaggio di Employee Engagement

Se una buona comunicazione è alla base di una buona gestione aziendale, è importante già al momento dell’invio del sondaggio di Employee Engagement specificare alcuni dettagli:

• Quando deve essere condotto il sondaggio?
• Quanto tempo è stato pianificato per rispondere al sondaggio?
• Quando avrà luogo la prossima riunione di valutazione?

Si è già menzionato quanto sia importante che tutti i dipendenti, a prescindere dal loro livello di responsabilità, dovrebbero essere coinvolti nel sondaggio. Alcuni collaboratori potrebbero essere più impegnati di altri ed è rispettoso (nonché più efficiente ai fini di raccogliere un feedback onesto) rendere noto il programma attorno al sondaggio (invio, tempo per la partecipazione e analisi dati) con un certo anticipo. È anche buona norma e regola prevedere eventuali step qualora un dipendente non trovasse tempo sufficiente per rispondere al sondaggio e renderli noti in modo diretto e tempestivo.

Contenuto del sondaggio

Un sondaggio Employee Engagement, come qualunque altro tipo di sondaggio, non dovrebbe essere troppo esteso, per questo una strategia di pianificazione molto utile è quella di distinguere tra domande le cui risposte sarebbe “bello avere” e quelle che bisogna assolutamente raccogliere. Una volta fatta questa distinzione, è preferibile includere nel sondaggio solo domande di cui si ha davvero bisogno e non sprecare il tempo dei dipendenti.

Le domande per un sondaggio Employee Engagement solitamente includono le seguenti tre aree chiave:

• Coinvolgimento – posizionate al centro del sondaggio, queste domande misurano l’intenzione di rimanere in azienda, il livello di coinvolgimento nel proprio lavoro, l’orgoglio di far arte dell’azienda e l’inclinazione a raccomandarla (o meno)
• Temi chiave – queste domande riguardano situazioni/condizioni in cui l’impegno verso l’azienda potrebbe diminuire. Queste domande vertono sull’autonomia e l’empowerment, la carriera in divenire, la collaborazione col proprio team, lo standard di comunicazione, il modello di leadership, il riconoscimento personale, nonché le risorse, la strategia e il supporto alla formazione e allo sviluppo personale
• Altri temi – ogni realtà aziendale è unica nel suo genere ed è importante che si personalizzi il sondaggio sulla base della particolare congiuntura azienda-mercato nel momento in cui si pianifica l’analisi di Employee Engagement.

Analisi dei dati        

Una volta raccolto il feedback, è il momento di analizzarlo. Uno degli strumenti di analisi più comuni di sempre è ovviamente il dato statistico, che determina i principali fattori che influenzano il coinvolgimento dei singoli dipendenti e li correla alla dimensione più generale dell’impresa. Se si è eseguito il sondaggio con un software adatto, questo automatizzerà lo step di valutazione e analisi, consegnando risultati chiari (e veloci) da leggere.

Sulla Dashboard di un software per sondaggi è possibile non solo avere un’idea chiara della situazione generale dell’azienda ma anche notare punti di affinità e identificare i principali fattori che influenzano la Employee Engagement al momento tramite le valutazioni dei singoli dipendenti.

Una volta compresa l’analisi dei dati, non rimane che elaborare una strategia adeguata e prendere le misure di miglioramento necessarie.

Tre fattori per un buon coinvolgimento dipendenti      

La Employee Engagement aumenta parallelamente all’aumentare della Employee Satisfaction nonché alla conciliazione fra vita professionale e sfera privata (work-life balance). In breve, cosa chiedono i dipendenti alla propria impresa per ritenersi coinvolti (e soddisfatti)?

• Ambiente lavorativo: ciò include il posto di lavoro fisico e l’atmosfera in ufficio. I dipendenti migliori oggigiorno si aspettano
  • ufficio in una struttura confortevole
  • strumenti moderni e adeguati al lavoro richiesto
  • possibilità di comunicazione a diversi livelli
• Modelli di leadership: i dipendenti devono sentirsi apprezzati, in grado di prendere delle decisioni in modo indipendente ma anche di ricevere supporto quando necessario. Altri punti da tenere a mente sono
  • varietà delle attività lavorative
  • trasparenza sugli obiettivi e sulla mission aziendale
  • coerenza fra le strategie dichiarate e l’applicazione quotidiana
  • uguaglianza di trattamento economico e di genere
  • opportunità di formazione e avanzamento di carriera (life-long learning)
• Personalità dell’individuo: è bene tenere a mente che non tutto può (né deve) essere influenzato dal management dell’azienda. La personalità del singolo individuo è assolutamente rilevante nel grado di coinvolgimento e impegno che ognuno di noi dedica giorno dopo giorno al proprio lavoro. Ecco perché è importante che i professionisti delle risorse umane dedichino particolare attenzione all’analisi del personale.

In definitiva, non esiste una ricetta che accontenti tutti. Per coinvolgere il numero più alto di dipendenti è importante esercitare un’attività di ascolto e confronto regolare per captare qualunque bisogno dei propri dipendenti che si è finora ignorato o non soddisfatto a pieno e tradurre questo feedback in strategie organizzative migliori.

Consigli pratici per migliorare la Employee Engagement

Come già detto, non esiste una ricetta che soddisfi tutti, ma esistono alcuni trend per migliorare la Employee Engagement su cui molte aziende sembrano concordare.

Valori prima dello stipendio

Il dipendente modello, il professionista con esperienza sul campo e creatività da vendere, oggigiorno guarda al di là delle prospettive economiche e dritto ai valori di un’azienda. Condividere la cultura aziendale e i valori dell’organizzazione per cui si decide di lavorare è un elemento determinante per le valutazioni dei potenziali dipendenti circa l’ambiente lavorativo in cui desiderano lavorare.

Se per caso un professionista per una qualche ragione si trovi a fare un lavoro non allineato ai propri valori, ciò non dovrebbe passare inosservato ai professionisti HR in quanto egli mostrerà comunque l’intenzione di cambiarlo al più presto. L’attenzione ai temi green, alla sostenibilità, a temi sociali ed etici quali la valorizzazione della diversity e la parità di genere, sono tutte tematiche sempre più rilevanti per i dipendenti.

Per questo sono apprezzate, e migliorano decisamente l’engagement, iniziative ecosostenibili o di volontariato che diano l’opportunità ai dipendenti di dedicare alcune ore di lavoro ad attività socialmente utili.

Life-Long Learning

Ogni azienda desidera dei professionisti altamente qualificati, tuttavia le qualifiche di cui si ha bisogno cambiano di giorno in giorno seguendo le oscillazioni del mercato. Offrire ai propri dipendenti opportunità di formazione è un investimento nel loro futuro ma anche nel futuro dell’azienda stessa. I dipendenti si sentiranno apprezzati e valutati come individui, mentre l’azienda si assicura un bacino di competenze sempre al passo coi tempi. Per questo i programmi di formazione sono un tassello prezioso per qualunque strategia di Employee Engagement.

Il Life-long Learning (o formazione permanente) può essere supportato con i tradizionali strumenti di insegnamento frontale, o con le nuove modalità di e-learning o anche con iniziative di tutoraggio tra dipendenti senior e junior. Molto spesso le competenze di cui l’azienda ha bisogno sono già presenti in azienda, nel portfolio del personale.

Work-Life Balance e Smart Working

Forse una delle strategie organizzative più richieste, molto si è già detto e scritto sul tema della Work-Life Balance, soprattutto in corrispondenza di tecniche per migliorare la Employee Engagement. Le opzioni per migliorare la flessibilità lavorativa e garantire più libertà personale ai propri dipendenti sono diverse: permessi di paternità (oltre all’ovvio permesso di maternità) o per accudire genitori anziani, orari flessibili contro il tradizionale orario d’ufficio “dalle 9 alle 5” ed infine certamente anche lo Smart Working.

Lo Smart Working è la possibilità di lavorare da casa o comunque al di fuori dell’ufficio per alcuni giorni la settimana. È facile immaginare perché offrire una tale possibilità ai propri dipendenti possa aumentare il livello di gradimento dell’ambiente lavorativo: meno tempo in macchina per arrivare in ufficio, più tempo per la famiglia, la possibilità di risolvere visite dal medico o in lavanderia durante i tradizionali orari di ufficio ecc. Tuttavia, lo Smart Working offre dei vantaggi da non sottovalutare anche all’azienda: lavoratori più concentrati, meno spese per mantenere l’ufficio e i suoi strumenti, nonché un ottimo fattore di Employer Branding.

Che si scelga lo Smart Working o qualunque altra strategia di Work-Life Balance, l’attenzione all’equilibrio vita-lavoro è essenziale per un buon livello di Employee Engagement e questo, come abbiamo già detto, è un fattore determinante per il successo di un’azienda moderna.