Tout savoir sur l’optimisation de l’expérience des candidats lors du recrutement

Qu’est-ce que l’expérience candidat ?

Définition

L’expérience candidat désigne ce que ressent un demandeur d’emploi à l’égard d’un employeur suite à toutes les interactions qu’il a eu avec ce dernier, de la lecture de l’offre d’emploi à le réponse finale de l’employeur (embauche ou non).

Pour être plus précis, l’expérience candidat regroupe tous les points de contacts de recrutement. A savoir :

• Annonce: sa description, son exhaustivité, ses canaux de diffusion
• Recherche: visibilité sur les sites spécialisés, réseaux, page carrière du site web de l’organisation
• Candidature: formulaire, instructions
• Communication: présélection, échanges par mail/téléphone, proposition d’entrevue
• Entretien: en personne, en visioconférence, par téléphone
• Rétroaction : phase de collecte de feedbacks du postulant sur le recruteur et du recruteur sur le postulant
• Relation post-entretien: échanges avec les prétendants au poste et sélection du candidat retenu pour élargir votre vivier de talent

Enjeux

Sur le marché du travail, ce sont désormais les talents qui détiennent le plus de pouvoir. La naissance de nouveaux métiers très pointus, la spécificité toujours croissante des compétences recherchées ou la tendance à changer plus rapidement de travail rendent les candidats incroyablement sélectifs quant à leur employeur.

Pour les équipes RH et les recruteurs, ces mouvances impliquent un changement d’état d’esprit. Ils doivent à présent activement promouvoir leur entreprise auprès des recrues potentielles et travailler la marque employeur, aspect externe de l’organisation devenu primordial.

Aussi, avec de nombreux sites de partages instantanés comme les réseaux sociaux, les candidats, qu’ils aient été retenus ou non, peuvent partager leurs critiques et commentaires au grand public. Ces feedbacks peuvent avoir un impact important sur la marque employeur.

Compte tenu de tout cela, il est aujourd’hui crucial pour toutes les entreprises d’investir dans l’optimisation de l’expérience candidat. Mettre en place ce processus va non seulement permettre d’améliorer l’organisation des recrutements et par la suite l’intégration des nouveaux collaborateurs mais vous fournit aussi de précieuses informations sur les moyens de retenir et attirer les meilleurs talents.

Voici quelques clés pour booster votre programme d’expérience candidat et optimiser votre processus d’onboarding en continu.

Les points clés de l’expérience candidat

Pour offrir des expériences positives aux individus qui postulent à vos offres, que vous les reteniez ou non, soyez consciencieux sur les éléments suivants.

Une communication claire

Il n’y a rien de plus décourageant que de consacrer du temps et des efforts à une annonce de poste pour ne recevoir rien d’autre que le silence en retour.

Lorsqu’une personne se prépare et participe à une entrevue, il est inconcevable qu’elle soit obligée d’insister et relancer l’employeur pour avoir une réponse claire quant à l’affectation du poste.

Pour satisfaire autant que faire se peut vos candidats, vous devez leur envoyer des signaux clairs et leur faire part de votre décision au plus vite, même si elle n’est pas totalement aboutie. Que ce soit un « oui », un « merci, mais non », ou un « nous réfléchissons et revenons vite vers vous », transmettez un feedback au postulant dès que possible.

Recueillir des commentaires fréquemment

Apporter vos commentaires et feedbacks aux candidats est une excellente pratique. Mais pourquoi vous arrêtez là ?

Demandez aux potentielles recrues de vous parler de leur ressenti quant au processus d’embauche et faites un suivi si nécessaire pour en savoir plus, dans le cas où les premières réponses suggèrent des contacts négatifs.

Non seulement cette démarche permet aux postulants de se sentir valorisés et entendus mais cela vous aide aussi à mener une optimisation continue de votre processus de recrutement et d’offrir de meilleures expériences aux futurs candidats.

Être efficace

La bureaucratie, la confusion et les messages contradictoires sont trois des principaux ennemis d’une expérience candidat positive. Tout cela participe à renvoyer une première impression peu attrayante et peu valorisante de votre entreprise.

Comme mentionné précédemment, mettre en place des méthodes efficaces et une infrastructure claire et fiable améliore l’expérience candidat participe aussi à optimiser le temps et donc les ressources de votre organisation.

Si vous ne parvenez pas à identifier les points faibles de votre programme actuel, recueillir les commentaires des candidats avec des sondages spécifiques peut vous aiguiller et vous indiquer les pistes d’amélioration potentielles.

Les 7 étapes détaillées de l’expérience candidat

1.   L’annonce

Cet élément est la porte d’entrée de votre processus de recrutement. Les meilleures annonces expliquent aux individus pourquoi postuler dans votre organisation en vaut vraiment la peine.

Vous devez donc, pour rédiger un descriptif convaincant, comprendre pleinement le rôle et la fonction à pourvoir. Pour cela, interagissez avec l’équipe dans laquelle le nouveau collaborateur va être affecté et demandez à ses membres ce que signifie réellement d’occuper cette fonction (responsabilité, rythme quotidien, ambiance, tâches récurrentes, etc.).

Écrivez une introduction percutante et présentez les valeurs de votre entreprise avant de décrire clairement le poste à pourvoir et de rédiger une fiche qui intègre les éléments suivants :

• Intitulé du poste,
• Salaire
• Avantages
• Lieu de travail
• Responsabilité
• Tâches récurrentes
• Qualifications et compétences attendues

Vérifiez qu’aucun élément trompeur ne se glisse dans votre descriptif et que vous avez bien listé tous les prérequis attendus pour cette fonction. Évitez les tournures négatives comme « seulement si » ou « ne pas appliquer » qui pourraient dissuader un excellent candidat de postuler.

2.   La recherche

Quelle que soit la manière dont vous partager cette fiche de poste (Pôle Emploi, sites de recrutement spécialisés, médias sociaux, presse locale ou autre), le premier endroit qu’un candidat intéressé consultera après l’avoir lu est votre site web, et notamment sa rubrique « carrière ».

Cette section de votre site est l’endroit idéal pour présenter votre proposition de valeur employé (EVP), votre marque employeur et vos caractéristiques propres. Assurez-vous que cette page soit facile à trouver et qu’elle contienne toutes les informations utiles que peuvent rechercher les éventuels postulants.

Listez dans cette rubrique web tous les postes à pourvoir dans votre organisation et faites en sorte que les fiches de postes soient bien accessibles pour faciliter la recherche des candidats.

3.   La candidature

Les candidats peuvent passer 3 à 4 heures à préparer et soumettre une candidature. Un processus de candidature alambiqué et fastidieux peut freiner un individu et lui véhiculer une mauvaise expérience avant même qu’il ait postulé.

Facilitez la postulation sur tous les appareils et faites en sorte que vos formulaire de candidature soient clairs et concis. Vous pouvez d’ailleurs tester ce process vous-même pour mieux vous rendre compte de la facilité de remplissage et de la clarté du formulaire. Vous êtes ainsi sûr que cette étape du recrutement favorise une expérience candidat positive.

4.   La communication

Lorsqu’un candidat a passé des heures à faire des recherches sur votre entreprise, a pris du temps à soumettre sa candidature, vous vous devez de communiquer avec lui comme il se doit.

Le manque d’échanges affecte négativement l’expérience des candidats mais peut aussi nuire à votre image de marque employeur si les individus partagent leur mauvais ressenti, que ce soit sur les media sociaux ou à leurs proches.

Avec tous les outils à votre disposition et les processus automatisés et personnalisés vous n’avez aucune excuse pour ne pas répondre à tous les postulants de manière appropriée.

5.   L’entretien

Utiliser une bonne méthode d’entrevue, bien structurée, avec des questions claires et pertinentes est essentiel pour offrir de bonnes expériences aux candidats. D’ailleurs, 72% des demandeurs d’emploi disent partager les détails de leurs mauvais entretiens ou expériences en ligne.

L’entretien c’est l’occasion idéale pour un postulant et pour l’organisation de se mettre en valeur et de partager ses compétences et ses atouts. Respectez également le temps que les demandeurs d’emploi vous consacrent. Des managers et responsables RH qui se présentent en retard à un rendez-vous de ce type véhiculent des messages négatifs aux individus qui peuvent se sentir dévalorisés et partager leur ressenti négatif à leur entourage.

6.   Les feedbacks

Un programme de recrutement nécessite le déploiement d’efforts et de ressources considérables. De même, postuler à une offre d’emploi demande du temps et des efforts aux candidats. Il n’est donc pas anormal que 94% des postulants souhaitent recevoir des feedbacks de leurs entretiens.

Les commentaires en temps opportun aident non seulement les demandeurs mais aussi votre entreprise à s’améliorer. Un processus de rétroaction constructif est bénéfique pour tous.

Vous collectez des données pour optimiser votre programme et votre méthodologie de recrutement. Pour le candidat, ces feedbacks sont aussi un moyen de déceler des pistes d’amélioration pour ses futures candidatures.

7.   Relation post-entretien

Lorsque vous dites à des individus que vous ne recrutez pas « Nous gardons vos coordonnées », faites-le réellement. Même si vous ne retenez qu’une seule personne pour un poste, les postulants arrivés en deuxième et troisième place ne doivent pas être totalement écartés.

Si d’autres postes similaires sont ouverts dans votre société, vous pouvez tout à fait recontacter ces individus et leur soumettre ces nouvelles offres.

Chérissez particulièrement les candidats non retenus de justesse et gardez le contact en les invitant à entrer dans votre réseau LinkedIn par exemple ou en les invitant à des événements d’entreprise. Recruter à partir de contacts existants est moins chronophage et demande de déployer moins de ressources et d’efforts qu’en partant de zéro.

Avec ces conseils et détails sur chaque phase de la recherche de nouveaux collaborateurs, vous pourrez optimiser l’expérience des candidats et améliorer votre marque employeur. Pour aller encore plus loin et booster la puissance de votre programme de recrutement, voici quelques astuces d’experts :

• Communiquez de manière claire et proactive avec les demandeurs d’emploi
• Sondez chaque candidat pour savoir ce qu’il a pensé des différentes étapes des recrutements
• Incluez la phase de recrutement dans votre programme d’expérience collaborateur (EX) et dans le cycle de vie de vos employés
• Rationalisez votre processus de recrutement pour optimiser vos efforts et vos dépenses
• Incluez des participants aux différentes phases de recrutement venant de départements différents de votre entreprise pour une vision exhaustive des candidats (RH, opérationnel, managers, leadership, etc.)