Guía paso a paso para el proceso de onboarding de empleados

Una mala inducción laboral puede suponer, según una encuesta, que el 28% de las personas dejan sus nuevos trabajos dentro de los primeros 90 días (EN). Esto es un resultado decepcionante teniendo en cuenta el tiempo, los recursos y el dinero invertido en buscar, entrevistar y capacitar a nuevos reclutas.

Optimizar su experiencia de onboarding aporta muchos beneficios a la empresa. Y se extienden mucho más allá del importante factor de retención de empleados.

El onboarding de nuevos empleados es un factor decisivo para las organizaciones

– Liz Pavese-Kaplan Ph.D., Consultor principal de experiencia de empleados para Qualtrics

Onboarding: significado

Se entiende por onboarding en empresas como el proceso de incorporación de nuevos trabajadores a una empresa durante el cual los nuevos empleados llegarán a conocer la organización, su papel dentro de esta, sus nuevos compañeros de trabajo y la filosofía de la empresa.

En ocasiones el concepto de onboarding de empleados (o inducción de empleados) se confunde con el concepto de orientación. Por supuesto, la orientación puede ser una parte importante dentro del onboarding, pero tenga en cuenta que es solo una pequeña parte de la imagen.

El onboarding es un proceso que puede durar hasta 12 meses e involucra no solo al equipo de RR.HH, sino que también a la dirección y el resto de empleados.

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Onboarding: un plan paso a paso

Primer paso: antes de empezar

Antes de empezar con el onboarding es necesario que precise qué supone el onboarding para su organización:

• ¿Cuál es la primera impresión que desea que tengan sus nuevos empleados después de su primer día, primera semana y su primer mes?
• ¿Cuándo comenzará el onboarding?
• ¿Cuándo terminará?
• ¿Con qué frecuencia le gustaría comunicarse con sus nuevos empleados?
• ¿Qué necesitan saber los nuevos empleados sobre la cultura y el entorno laboral?
• ¿Cómo sería su proceso ideal? ¿Qué papel jugaría la dirección? ¿Qué pasa con sus compañeros de trabajo y los miembros del equipo?
• ¿Qué tipo de metas desea establecer para los nuevos empleados?
• ¿Cómo recopilará feedback sobre el programa y cómo medirá su éxito?
• ¿Tiene el software de onboarding adecuado para ayudarlo a administrar el proceso?

Los dos últimos puntos son cruciales. El onboarding es un proceso continuo que cambiará con su organización y para que se realice de manera eficaz hay que darle especial importancia a recopilar feedback durante todo el proceso.

Las 4 C

SHRM aconseja tener en cuenta 4 distintos niveles para realizar un onboarding exitoso:

1. El cumplimiento es el nivel más bajo e incluye enseñar a los empleados las reglas y regulaciones básicas legales y relacionadas con las políticas.
2. La clarificación se refiere a asegurar que los empleados comprendan sus nuevos trabajos y todas las expectativas relacionadas con este.
3. La cultura es una categoría amplia que incluye proporcionar a los empleados un sentido de las normas organizativas, tanto formales como informales.
4. La conexión se refiere a las relaciones interpersonales vitales y las redes de información que los nuevos empleados deben establecer.

Segundo paso: antes de empezar

Este paso empieza cuando el o la candidata que lleva un tiempo entrevistando acepta la oferta. Debido a que ya ha establecido qué tipo de experiencia e impresión le gustaría que tuvieran sus nuevos empleados, puede comenzar a crear dicha experiencia antes de que comiencen. Parte de eso es cómo usted se comunica antes de que crucen la puerta de la oficina.

Si desea dar la impresión de que su organización es amigable, organizada y sociable, es importante que esto sea visible incluso antes del primer día de trabajo de los nuevos empleados.

Una forma de llevar esto a cabo es por ejemplo enviar un pack de bienvenida, un email con información sobre qué llevar, un mapa de la oficina o incluso una invitación a comer con todo el equipo.

Si su organización ofrece beneficios sociales ahora es el momento de salcarlo a relucir. Incluso si fuera algo que ya ha mencionado anteriormente en el proceso de entrevista, puede ser beneficioso volverlo a mencionar. Bríndeles toda la información que usted considere que les puede emocionar y llenar de energía, ya que usted pretende que los nuevos miembros tengan ganas de formar parte de su organización.

Ponga especial atención también al tono de voz utilizado durante el proceso y no se corte a la hora de pedir feedback sobra la experiencia de estos nuevos empleados.

Tercer paso: el primer día

Ahora que los nuevos miembros de su equipo se han incorporado, es el momento de generar una buena impresión. En este sentido siempre es útil seguir una lista de verificación o check list para que los recién incorporados puedan disfrutar de una buena experiencia del empleado o employee experience.

Checklist previa al onboarding de los nuevos empleados

• Asignar un buddy: una persona que pueda mostrar dónde se encuentra todo en la oficina y que esté disponible para dudas y preguntas.
• Desk set up: es importante configurar un espacio donde se encuentre el escritorio que esté equipado con todos los suministros y equipos necesarios para comenzar.
• Aprender a pronunciar el nombre: prestar atención a la pronunciación y ortografía de los nombres de los nuevos empleados
• Email listo y en espera: asegúrese de enviar un email de bienvenida, así como de que todo el mundo esté adjunto de modo que puedan acercarse a presentarse.
• Organizar reuniones introductorias: esto les dará a los nuevos empleados la oportunidad de conocer a su equipo y poder formular preguntas hipotéticas
• Proporcionar un organigrama y un directorio de empleados.
• La mejor comida y bebida: haga una lista de cafés, tiendas, restaurantes y recomendaciones a donde ir.
• Organizar un almuerzo en equipo

Cuarto paso: el primer mes

Para este momento los reclutas ya se habrán familarizado con su nuevo trabajo, pero es posible que todavía hayan cosas que les cuesten. Es por eso que esta es la oportunidad perfecta para consultar la situación con ellos y asegurarse de que todo vaya bien. Y por qué no, también de solicitar un feedback amigable.

De acuerdo con una encuesta de BambooHR (EN), se estima que el 75% de los nuevos empleados consideran el entrenamiento durante la primera semana de trabajo como una parte vital. Sin embargo, existe un difícil equilibrio entre brindarles toda la capacitación, los recursos y la información que puedan necesitar y, al mismo tiempo, no abrumarlos.

Un programa de mentores puede ser una excelente manera de ayudar a equilibrar la necesidad de aprender junto con el estrés de tener mucho que absorber. Debe ser alguien superior a la persona a la que está orientando, pero no necesariamente en el mismo rol.

Los mentores pueden ayudar a brindarles a los nuevos empleados la orientación y el apoyo que pueden no siempre ser apropiados por parte de sus superiores.

Para cerciorarse de que está llevando a cabo el proceso de onboarding de manera exitosa es necesario preguntar con cierta regularidad. Un feedback de los empleados en cada etapa del proceso de onboarding es de gran ayuda a la hora de monitorizar los avances y debilidades de la empresa.

Quinto paso: el primer año

Muy pocas compañías continúan con el proceso de onboarding más allá de los 6 meses a pesar de que se estima que es en este periodo de tiempo cuando la mayoría de los empleados deciden si irse o quedarse en la empresa.

Hemos entrevistado a 13.551 empleados para nuestro informe global de experiencias del cliente en 2020(EN) y descubrimos que escuchar lo que los empleados tienen que decir con determinada frecuencia tiene un gran impacto en la retención de empleados y el compromiso de estos.

El compromiso de las empresas que tienen programas de feedback es de un 61% en comparación con el 45% de las que no lo tienen. Además, se ha demostrado que escuchar con frecuencia marca una diferencia en el grado de satisfacción de los empleados.

Sexto paso: siga escuchando y actuando

El proceso de onboarding laboral tiene que ser tratado con la misma seriedad que el proceso de entrevistas. Uno de los mayores factores que contribuyen a un onboarding de calidad es un proceso de escucha y actuación de calidad.

Asegúrese de crear un programa que funcione para su organización, pero no se detenga ahí. Escuche, aprenda y actúe continuamente. Sus nuevos empleados se lo agradecerán, y también lo harán los altos directivos una vez que vean el ROI.