Mit den richtigen Exit-Interview-Fragen erhalten Unternehmer Daten, um strategisch gegen ungewollte Kündigungen seitens der Belegschaft vorgehen zu können. Auf diese Weise können unerwünschte Fluktuation oder die Ausstiegsrate zentraler Arbeitskräfte reduziert werden. Ein Abschlussgespräch findet statt, wenn ein Angestellter entschieden hat, den Betrieb zu verlassen. Um zukünftige Austritte möglichst zu vermeiden, sind relevante Daten wichtig: Haben Kündigungsentscheidungen persönliche oder betriebliche Gründe? Der Ratgeber informiert Sie darüber, wie Sie Exit-Interview-Fragen aufbereiten und welche Ergebnisse diese liefern sollten.
Exit-Interview-Fragen im Offboarding-Prozess
Im Rahmen des Offboarding-Prozesses empfiehlt es sich, innerhalb des Exit-Interviews gezielte Fragen zu stellen. Mitarbeiter sollten diese jedoch auf freiwilliger Basis beantworten, um einen wirklichen Mehrwert zu schaffen. Die daraus gewonnenen Daten ermöglichen es, zwei wesentliche HR-Bereiche zu optimieren:
- Personalentwicklung
- Personalbindung
Die Auswertung von Exit-Interview-Fragen dient unter anderem dazu, folgende negative Aspekte der Fluktuation zu verhindern oder zu reduzieren:
- Beschädigter Ruf durch Mundpropaganda
- Imageverlust durch negative Bewertungen
- Weniger Umsatz durch Kapazitätslücken
- Rückläufige Auftragslage oder Verkäufe durch Vertrauensverlust
- Finanzielle Probleme durch Wiederbesetzungs- und Einarbeitungskosten
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Wie werden Exit-Interview-Fragen gestaltet?
Je nach Kündigungsgrund können solche Abschlussinterviews eine Herausforderung darstellen. Daher ist es wichtig, Exit-Interview-Fragen stets sensibel und respektvoll zu gestalten. Denn vor allem bei Exit-Gesprächen mit eher unzufriedenen Mitarbeitern können wertvolle Erkenntnisse gewonnen werden. Außerdem bietet es sich an, im Gesprächsverlauf von den typischen Exit-Interview-Fragen abzuweichen, um eine echte Konversation zu ermöglichen. In jedem Fall sollte das Treffen gut vorbereitet sein.
Planung und Durchführung: organisatorische Fragen zum Exit-Interview
Es bietet sich an, einige organisatorische Fragen vor dem Exit-Interview zu klären:
- Zeitpunkt: Die Exit-Interview-Fragen sind im Rahmen des Abschlussgesprächs am letzten Arbeitstag oder kurz davor zu stellen.
- Voraussetzung: Es lohnt sich, dem Mitarbeitenden vor dem Termin ein vorläufiges Arbeitszeugnis auszuhändigen, damit dieser frei antworten kann.
- Transparenz: Der Arbeitnehmer sollte vorab einen Entwurf mit allen Exit-Interview-Fragen erhalten.
- Datenschutz: Der Mitarbeitende sollte über die Verarbeitung der erhobenen Daten informiert werden.
- Einleitung: Zu Beginn sollte erläutert werden, wie das Interview abläuft und warum es geführt wird.
Wenn die Exit-Interview-Fragen in allen Abschlussgespräches einheitlich sind, können die Daten einfacher quantifiziert und analysiert werden. Trotzdem sollten Inhalte ausgelassen werden, die im jeweiligen Berufsalltag nicht relevant waren.
Exit-Interview-Fragen – Themen
Die folgenden Themenkomplexe und Beispiele zu Exit-Interview-Fragen bieten sich an:
- Kündigung
Beispielfrage: Was hätte anders sein müssen, um Sie bei uns zu halten?
- Kommunikation
Beispielfrage: Wie wurde mit Kritik und / oder Lob von Ihnen umgegangen?
- Team
Beispielfrage: Wie war die Stimmung im Team nach Ihrem Empfinden?
- Ausstattung
Beispielfrage: Inwiefern hat das Equipment Ihre Arbeitsleistung beeinflusst?
- Unternehmenskultur
Beispielfrage: Wie würden Sie das Unternehmen in drei Worten beschreiben?
- Vertrauen
Beispielfrage: Wurden Ihnen falsche Versprechungen gemacht?
- Perspektive
Beispielfrage: Wie beurteilen Sie Ihre Aufstiegschancen, wenn Sie nicht gekündigt hätten?
Nachdem alle Exit-Interview-Fragen beantwortet wurden, werden die Daten zusammengetragen und mithilfe einer Ursachenanalyse ausgewertet. Die Auswertung gibt bestenfalls Aufschluss darüber, ob das Unternehmen Einfluss auf die Kündigung hatte. Entsprechend folgt die Erstellung eines Maßnahmenkatalogs.
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